Vaata ise
Viis asja, mis juhtuvad iseenesest.
Et saavutada allpool olev, pole vaja ühtegi seadistust - Documentas hoolitseb kõige eest ise.
Lae failid lihtsalt üles - Documentas liigitab need automaatselt õigesse kohta, tuvastab vajalikud metaandmed ning jälgib säilitus- ja kehtivustähtaegu. Ei mingit sorteerimist, ümbernimetamist ega käsitsi sisestamist. Ja kui audiitor, investor, pank või suurklient tahab dokumente näha, oled valmis minutitega.
Väike tiim kaotab ikka ja jälle aega samadele tüütutele toimingutele.
Keegi ei võta dokumendisüsteemi kasutusele, sest esimene samm on „korrasta kõigepealt kümne aasta failid ära". Nii jääb kasutusele jagatud ketas ja segadus muudkui kasvab edasi.
Failid jäävad laiali postkasti, töölauale ja jagatud kettale. Kuskilt ei näe, milline dokument on kehtiv, kes selle kinnitas ja millal see aegub.
Wordi- ja PDF-mallid ringlevad meilis, need täidetakse käsitsi ja saadetakse siis süsteemi tagasi. Sama info sisestatakse kolm korda - kolm võimalust teha vigu.
Kõik, mida Documentas ära teeb, taandub kolmele ülesandele. Igaüks neist muudab iganädalase tüütu kohustuse millekski, mis toimub justkui iseenesest.
Lae oma olemasolevad failid üles täpselt sellisena, nagu need on. Documentas loeb iga faili, tuvastab dokumendiliigi ning eraldab osapooled, kuupäevad ja muud vajalikud andmed, seejärel viib selle õigesse toimikusse. Korrastatud, auditiks valmis register juba esimesest minutist - mitte korrastusprojekt, mis ei saa iial valmis.
Saada üks dokument - või igaühele personaalne koopia - sadadele inimestele ülevaatuseks ja kooskõlastuseks ühe liigutusega. Documentas jälgib, kes on juba kinnitanud ja kes venitab, ning saadab ise meeldetuletusi, kuni kõik vajalikud allkirjad on koos. Vajad digiallkirja? Pole probleemi! Documentas ühendub lihtsalt kõikide Eesti digitaalse allkirja süsteemidega.
Vaheta käsitsi hallatavad Wordi- ja PDF-mallid lihtsa veebivormi vastu. Inimene täidab vormi ära ja Documentas koostab valmis, nõuetele vastava dokumendi ning salvestab vastused selle kõrvale. Rohkem ei pea midagi tegema.
Enamik väikeseid tiime ei võta dokumendisüsteemi kasutusele just seepärast, et kardavad, et peavad kõigepealt kõik ise ära korrastama. Documentas kaotab selle mure: too oma jagatud ketas sellisena, nagu see on, ja saad vastu korrastatud, auditiks valmis registri.
Kaust hoiab faili. Register teab, mis fail see on. Documentas ei pane su dokumente lihtsalt hoiule - ta seab iga dokumendi elavasse, ISO-nõuetele vastavasse registrisse, kus igal kirjel on liik, metaandmed, kehtiv versioon ja tähtajad küljes. Nii ei pea enam otsima ega arvama: näed hetkega, mis on kehtiv, kus see asub, millal aegub ja kes selle kinnitas - ja terve register on ühe eksportiga auditiks või investorile valmis.
Et saavutada allpool olev, pole vaja ühtegi seadistust - Documentas hoolitseb kõige eest ise.
Iga päev veab jagatud ketas kuidagi välja. Kuni keegi soovib dokumente näha ja järsku peab kõik olema korras, terviklik ja hetkega leitav.
Terviklik, versioonihaldusega andmeruum, mille avad minutitega. Näita investorile, et ettevõttel on asjad korras.
Kontrollitud versioonid, jälgitav kinnitusring ja täielik auditijälg: dokumendihaldus, mida ISO 9001 ja 27001 nõuavad, on juba olemas.
Vasta suuremate klientide tarne- ja turvaküsimustele ilma segaduseta, mis võiks lepingu sõlmimist ohtu seada.
Erinevad valdkonnad ei vaja kõik erinevaid funktsioone, vaid samu flow'sid lihtsalt teises järjekorras.
Need on lihtsalt hoidlad - passiivne panipaik, mida pead ise täitma, sorteerima ja korras hoidma. Need ei koosta dokumente, ei jälgi kooskõlastusi, ei loe valmis faili ega liigita seda korralikku struktuuri. Documentas on kiht selle algelise funktsionaalsuse peal. Ketas lihtsalt hoiab faile; Documentas juhib neid läbi kogu eluea.
Allkirjastamise on Eesti juba suurepäraselt lahendanud ja Documentas ei ürita seda asendada. Allkiri on vaid üks samm teekonnal. Documentas juhib kogu ülejäänud ringi: koostab dokumendi mallist või veebivormist, saadab ülevaatuseks, tuletab meelde kuni kooskõlastus on käes, loeb siis valmis faili, tuvastab metaandmed, liigitab ISO-registrisse ja jälgib kehtivustähtaega.
Pigem vastupidi: just nii saab väike tiim tegutseda nagu suur ettevõte, ilma et peaks selleks kedagi juurde palkama. Midagi pole vaja hallata - sina lisad failid ja Documentas hoolitseb liigitamise, saatmise ja meeldetuletamise eest. See on tehtud just neile, kes on liiga väikesed eraldi dokumendihalduse osakonna jaoks, aga liiga tõsiselt võetavad, et jääda jagatud ketta peale.
Jah, ja see ongi kõige lihtsam viis alustada. Suuna Documentas oma olemasolevate ketaste ja kaustade peale ning lae need üles täpselt sellisena, nagu need on. Ta loeb iga faili, tuvastab puuduvad metaandmed ja liigitab selle õigesse funktsiooni ja ISO-seeriasse - nii saad korrastatud registri ilma käsitsi korrastusprojektita.
Selle asemel, et saata Wordi- või PDF-mall käsitsi täitmiseks, saadad lihtsa veebivormi. Kui inimene selle ära täidab, koostab Documentas su mallist valmis, nõuetele vastava dokumendi ja salvestab vastused otsitavate metaandmetena selle kõrvale - nii ei pea sama infot kunagi kaks korda sisestama.
Iga vaatamine, muudatus, allalaadimine ja kinnitus jääb jäädavalt võltsimiskindlasse auditijälge, ISO 27001 tasemel taristul ja rollipõhise juurdepääsuga. Kui audiitor või investor tõendit küsib, on vastuseks üks eksport, mitte nädal otsimist.
Lase Documentasel liigitada, kooskõlastada, arhiveerida ja tähtaegu jälgida, samal ajal kui su tiim teeb tööd, mis ettevõtet päriselt kasvatab.